Assistanat de direction auprès du pôle secondaire et de la direction - Travail de coopération avec les autres secrétariats

Missions spécifiques au pôle secondaire:

Plateforme Eduka en lien avec le partenaire Eduka

· Mise en place de la phase inscriptions, réinscriptions et radiations

· Enregistrement et contrôle des dossiers d’inscription et de réinscription

· Information, conseil et aide aux collègues et aux familles sur les démarches

· Traitement des dossiers tiers et venant d’établissements non homologués 

· Gestion des tests (préparation, accueil, suivi corrections)

· Suivi de demandes d’inscription de cas particuliers en coordination avec le proviseur et le proviseur adjoint

Assistance au Proviseur Adjoint et à la Proviseure

· Gestion de l’agenda

· Renseignement des applications informatiques (MAJ des bases de données)

· Gestion des départs (Exeats avec préparation des dossiers)

· Edition des listings, transmission et information aux professeurs

· Organisation du classement et de l’archivage

· Organisation de leurs déplacements professionnels (gestion agenda chauffeur)

· Gestion et suivi des fiches navettes des conseils de classe et préparation de la rentrée

Missions spécifiques au pôle direction

Conseils d’établissement 

· Préparation des conseils d’établissement (convocations, chevalets, liste d’émargement, documents de séance, ..)

Assistance à l’équipe de direction

· Accueil physique et téléphonique des divers intervenants extérieurs

· Gestion de l’agenda et du courrier du/de la  proviseur/e

· Réservation des salles de réunion et de l’auditorium pour les membres du personnel et les intervenants extérieurs

· Enquête légère de rentrée à saisir sur l’outil MAGE

· Enquête de rentrée : saisie des informations et suivi des différents intervenants qui doivent saisir des informations

· Communication interne (courriers, courriels, etc..)

· Convocations aux réunions

· Transmission de l’information à la Sécurité d’entrée pour l’accueil dans l’établissement de personnes externes

· Gestion des élections des représentants des parents d’élèves et des personnels

Bourses

· Interlocuteur(trice) référent(e) de l’Ambassade pour toute information sur les Bourses

· Gestion des dossiers déposés et conseils aux familles

Voyages scolaires

· Gestion et suivi administratif

Sorties pédagogiques du secondaire

· Gestion des demandes et montage des dossiers avec les enseignants

· Réservation des bus pour les sorties 

Nous recherchons une personne possédant des compétences organisationnelles et en communication solides, une maîtrise des outils informatiques et une grande capacité d'adaptation à un environnement multiculturel et international ; Une personne ayant une compréhension des spécificités locales et une approche rigoureuse, cruciales pour réussir dans ce rôle.

SPECIFICITES DU POSTE ET CONTRAINTES

Disponibilité et réactivité – veille durant les congés et vacances scolaires - Suivi de dossiers sensibles ou cas particuliers avec la proviseure et/ou le proviseur adjoint

En raison de la diversité culturelle des Émirats, l’assistante doit être sensible aux différences culturelles et savoir interagir respectueusement avec des personnes de différentes nationalités et origines.

QUALIFICATIONS

· Niveau cadre administratif catégorie B.

· Maitrise de l’environnement des écoles françaises à l’étranger et des outils numériques

La maîtrise du français et de l’anglais sont indispensables, celle de l’arabe est un plus.

Recrutement sur contrat de droit local pour la rentrée 2025 - poste vacant - Temps complet

Disponibilité courant juin 2025 pour faire un biseau

Fiche de poste disponible sur le site web du lycée à consulter

Faire acte de candidature via TALENTS en téléchargeant dans "importez votre CV" un dossier complet avec toutes les pièces demandées sur la fiche de poste (CV - lettre de motivation - certificats de travail - copie des diplômes - Passeport)  impérativement en un seul fichier PDF (en nommant votre dossier par votre NOM Prénom).