Charte relative au traitement de vos données personnelles

Politique de confidentialité

Version en date du 17/09/2024
Préambule
La présente Politique de Confidentialité est destinée à vous expliquer, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) pourquoi et comment sont traitées vos données personnelles dans le cadre de l’utilisation du site Talents.aefe.fr (ci-après « le Site »), quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment les exercer.
L’AEFE se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement. Nous vous invitons à consulter régulièrement la Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour.
La présente politique est actualisée régulièrement pour prendre en compte les évolutions législatives et réglementaires, et tout changement dans l’organisation de l’AEFE et de ses établissements. L’AEFE ou, le cas échéant, le prestataire dans le cadre d’une montée de version du Site, se réserve la possibilité de modifier, d’améliorer et d’enrichir les services proposés sur le site à tout moment.
L’utilisateur s’engage et prend toute mesure propre à assurer la confidentialité et la conservation de son code d’accès et à ne le communiquer à quiconque. L’AEFE ou les établissements du réseau et le prestataire ne sauraient être tenus pour responsable d’une utilisation frauduleuse du code d’accès. Toute opération effectuée sur l’applicatif avec les identifiants de connexion de l’utilisateur est réputée faite au nom de ce dernier et engage sa responsabilité. L’utilisateur s’interdit dans son espace personnel et sur les zones à texte libre mis à sa disposition sur l’application toute utilisation contraire à la loi, et notamment l’envoi de messages ou l’enregistrement à caractère violent, diffamatoire ou illicite.

Sommaire
1. Pourquoi vos données sont-elles collectées et traitées et sur quel fondement juridique repose leur traitement ?
2. Quelles sont les données collectées et traitées dans le cadre de l’utilisation du Site ?
3. Avec qui vos données sont-elles partagées ?
4. Vos données sont-elles transférées hors UE ?
5. Combien de temps sont conservées vos données ?
6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
6.1. Vos droits sur vos données
6.2. L’exercice de vos droits

Pourquoi vos données sont-elles collectées et traitées et sur quel fondement juridique repose leur traitement ?
En vous inscrivant sur ce Site, vous consentez au traitement des informations personnelles vous concernant et autorisez leur collecte et leur traitement afin de répondre aux finalités décrites ci-dessus. Chacune de ces finalités repose sur un fondement juridique qui autorise le responsable de traitement à réaliser les traitements.
Dans le cadre de la fourniture du Site et de ses services, l’AEFE est responsable de traitement pour les finalités suivantes :
Finalités
Base juridique
Gestion des inscriptions et des créations de compte candidat
Le consentement du candidat
Gestion des comptes et profils candidat
Le consentement du candidat
Gestion du support
L’intérêt légitime de l’AEFE à proposer et assurer les fonctions support du Site.
Gestion de la modération
L’intérêt légitime de l’AEFE à gérer la modération du Site.
Gestion des comptes utilisateurs des établissements recruteurs
L’exécution de la relation contractuelle entre l’AEFE et l’établissement
Gestion des demandes d’exercice de droits
Obligation légale au titre de la réglementation applicable au traitement des données personnelles

L’AEFE réalise également des statistiques anonymisées sur les profils et candidatures traités sur le Site.

Lorsqu’un candidat transmet sa candidature à un établissement en gestion directe, l’AEFE est également responsable de traitement pour les finalités suivantes :

Finalités
Base juridique
Gestion des candidatures et entretiens de recrutement
Exécution de mesures précontractuelles
Gestion de la CVthèque
Intérêt légitime de l’AEFE et de ses établissements en gestion directe à constituer un vivier candidats afin de leur proposer des offres ultérieures correspondant à leur profil.
Vérification des compétences professionnelles des candidats au regard du poste à pourvoir ou des postes susceptibles d’être pourvus
Intérêt légitime de l’AEFE et de ses établissements en gestion directe à vérifier les compétences des candidats.
Les traitements indiqués en Annexe I
Votre consentement

De façon générale, l’AEFE ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

Lorsqu’un candidat transmet sa candidature à un établissement conventionné ou partenaire membre du réseau de l’AEFE, alors l’établissement est responsable de traitement pour les finalités suivantes :

Finalités
Base juridique
Gestion des candidatures et entretiens de recrutement
Exécution de mesures précontractuelles
Gestion de la CVthèque
Intérêt légitime de l’Etablissement à constituer un vivier candidats afin de leur proposer des offres ultérieures correspondant à leur profil.
Vérification des compétences professionnelles des candidats au regard du poste à pourvoir ou des postes susceptibles d’être pourvus
Intérêt légitime de l’Etablissement à vérifier les compétences des candidats.
Les traitements indiqués en Annexe I
Votre consentement

Dans ce cas, l’AEFE intervient uniquement en qualité de sous-traitant pour les traitements réalisés via le Site, l’hébergement des données, l’assistance, la maintenance et la mise à jour du Site ainsi que les traitements décrits en Annexe 1 de la présente politique.

Quelles sont les données collectées et traitées dans le cadre de l’utilisation du Site ?

Si vous êtes candidat,

Les données personnelles que vous communiquez directement en vous inscrivant et en renseignant votre profil candidat et vos candidatures : noms, prénoms, adresse personnelle, numéro de téléphone, formation, expérience professionnelle, diplômes, distinctions, et plus largement toutes informations et données personnelles que vous communiquerez spontanément dans le cadre de votre candidature.

Les données personnelles qui sont communiquées par les établissements recruteurs : ils pourront également enrichir votre profil avec des informations vous concernant, à savoir des compte-rendu d'entretiens, des informations collectées (i) lors de ses échanges avec vous, qu’ils soient écrits, téléphoniques ou qu’il s’agisse d’entretiens physiques et (ii) depuis les réseaux sociaux professionnels ou depuis toute source d’information publique, lorsque ces informations sont utiles à la gestion de votre candidature.

Les réponses correspondant aux champs munis d'un astérisque sont obligatoires et le défaut de réponse est susceptible de compromettre le suivi de votre candidature. Dans les autres cas, elles sont facultatives et sans conséquence pour l'examen de votre dossier.

Dès lors que vous utilisez le service support ou de modération, toutes les données que vous communiquez dans le cadre de la sollicitation de ces services.

Avec qui vos données sont-elles partagées ?
Dans le cadre des finalités indiquées au point 1.1, l’AEFE est susceptible de transmettre vos données aux seuls destinataires habilités, dans la limite de leurs attributions respectives et suivant la/les finalité(s) concernée(s) :
Le personnel habilité de l’AEFE en charge de la gestion du Site, du support et de la modération.
Le personnel habilité du sous-traitant de l’AEFE, BANKESS, avec qui notre relation est contractuellement encadrée pour inclure les exigences découlant de la protection des données personnelles, et qui est autorisé à accéder à vos informations personnelles lorsque cela s’avère nécessaire, notamment dans le cadre de ses missions d’administration et de maintenance du Site, mais ne peut communiquer ces données à ses propres sous-traitants sans avoir obtenu préalablement l’accord du responsable de traitement. BANKESS peut être amenée à transmettre vos données personnelles à une autorité judiciaire, sur réquisition de celle-ci comme le prévoit la réglementation.
Dans le cadre de la gestion des demandes d’exercice de droits, Le Délégué à la protection des données personnelles de l’AEFE.
Dans le cadre des finalités indiquées au point 1.2, l’AEFE est susceptible de transmettre vos données aux seuls destinataires habilités, dans la limite de leurs attributions respectives et suivant la/les finalité(s) concernée(s) : le personnel habilité de l’AEFE et de l’établissement en gestion directe en charge des recrutements.
Dans le cadre des finalités indiquées au point 1.3, les établissements recruteurs sont susceptibles de transmettre vos données aux seuls destinataires habilités, dans la limite de leurs attributions respectives et suivant la/les finalité(s) concernée(s) : le personnel habilité de l’établissement en charge des recrutements.
En donnant votre consentement au traitement de vos données personnelles lors de votre inscription, vous autorisez également l’établissement recruteur auprès duquel vous avez candidaté à communiquer, le cas échéant, vos données personnelles à d’autres établissements recruteurs du Site, y compris ceux éventuellement situées hors de l'Union Européenne, pour les besoins de la gestion de votre candidature et de l’enrichissement de leur CVthèque.

Vos données sont-elles transférées hors UE ?
Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés en France.
Dans le cadre de la communication de vos données de candidature à des établissements recruteurs du Site situés hors de l’UE, vos données restent hébergées en France : les établissements recruteurs n’étant pas autorisés à extraire les données du Site.
Les responsables de traitement déclarent avoir pris les mesures nécessaires à l’encadrement des transferts hors de l’Union Européenne et à la protection de vos données personnelles. Vous pouvez, sur simple demande auprès de l’AEFE, solliciter une information complète sur les données transférées, les destinataires exacts des informations et les moyens mis en œuvre pour encadrer ce transfert.

Combien de temps sont conservées vos données ?
Vos données personnelles sont conservées pendant le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription le cas échéant.
Dans le cadre des finalités indiquées au point 1.1 :
Finalité
Durée de conservation
Gestion des inscriptions et des créations de compte candidat
Les données sont conservées jusqu’à la suppression du compte par l’utilisateur. Exceptés pour les comptes inactifs depuis 2 ans qui sont supprimés, sauf indication contraire de l'utilisateur.
Gestion des comptes et profils candidat
Les données sont conservées jusqu’à la suppression du compte par l’utilisateur. Exceptés pour les comptes inactifs depuis 2 ans qui sont supprimés, sauf indication contraire de l'utilisateur.
Gestion du support
Le temps nécessaire au traitement de la demande de support.
Gestion de la modération
Le temps nécessaire au traitement de la demande de modération.
Gestion des comptes utilisateurs des établissements recruteurs
Les données sont conservées jusqu’à la suppression du compte par l’utilisateur. Exceptés pour les comptes inactifs depuis 2 ans qui sont supprimés, sauf indication contraire de l'utilisateur.
Gestion des demandes d’exercice de droits
Les données relatives à votre pièce d'identité seront conservées pendant un délai d’un (1) an. Les informations permettant de prendre en compte votre droit d'opposition seront conservées au minimum trois (3) ans à compter de l'exercice de ce droit. Ces données ne seront en aucun cas utilisées à d'autres fins que la gestion du droit d'opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte de ce droit seront conservées (par exemple, l'adresse électronique).

Dans le cadre des finalités indiquées au point 1.2 et 1.3 :
Finalité
Durée de conservation
Gestion des candidatures et entretiens de recrutement
Pour les candidats non retenus, les données seront conservées jusqu'à 3 mois après l’aboutissement du processus de recrutement afin de justifier la décision ; ou si le candidat ne s'y oppose pas, ses données pourront être conservées pendant 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat afin de le recontacter en cas de nouvelles opportunités ou d’alimenter une CVthèque.

Les données pourront également être conservées pendant 5 ans en archivage intermédiaire à compter de l’issue du processus de recrutement, à des fins exclusivement probatoires, en cas d’un éventuel contentieux.
Gestion de la CVthèque
Si le candidat ne s'y oppose pas, ses données seront conservées pendant 2 ans à compter du dernier contact avec l’établissement, afin d’alimenter la CVthèque de l’établissement, ou jusqu'à exercice du droit d'opposition du candidat.
Les traitements indiqués en Annexe I
Pendant toute la durée d’inscription du candidat.
Vérification des compétences professionnelles des candidats au regard du poste à pourvoir ou des postes susceptibles d’être pourvus
Le temps du processus du recrutement puis jusqu'à 3 mois après l’aboutissement du processus de recrutement afin de justifier la décision prise.

Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du DPO de l’AEFE(Cf. Art. 7.2 de la présente Politique).

Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Vos droits sur vos données

En application et dans la limite des dispositions applicables en matière de protection des données personnelles, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès à vos données

Vous pouvez obtenir du Responsable de traitement la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations détenu par le Responsable de traitement.
Droit de rectification de vos données

Vous pouvez obtenir du Responsable de traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.

Droit à l’effacement de vos données

Sauf exceptions légales, vous pouvez demander au Responsable de traitement, l'effacement de vos données, si par exemple, vous estimez que le traitement de vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit à la portabilité de vos données

Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander au Responsable de traitement de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment au Responsable de traitement (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.
Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées pour un objectif précis, sous réserve d’exposer les raisons tenant à votre situation particulière.

Droit à la limitation du traitement de vos données

Dans le cas où vous contestez l’exactitude des données utilisées par le responsable de traitement ou que vous vous opposez à ce que vos données soient traitées, le responsable de traitement peut procéder à une vérification ou à examen de votre demande pendant un certain délai. Pendant ce délai, vous avez la possibilité de lui demander de ne plus utiliser vos données ; il devra en revanche les conserver. A l’inverse, si le responsable de traitement envisage d’effacer vos données vous pouvez lui demander, en vertu de ce droit, de les conserver les données pour exercer un droit en justice, par exemple.

Droit de retirer son consentement

Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement.
Droit de donner des directives post-mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pourrez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.

Pour plus d’informations sur vos droits, vous pouvez consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles.

L’exercice de vos droits

Pour exercer l’un de vos droits dans le cadre des finalités indiquées aux points 1.1 et 1.2, adressez votre demande à :
dpo.aefe@diplomatie.gouv.fr
AEFE, à l’attention du DPO, 23 place de Catalogne, 75014, Paris

Pour exercer l’un de vos droits dans le cadre des finalités indiquées au point 1.3, veuillez contacter l’établissement recruteur aux coordonnées qui vous ont été transmise par l’établissement lors de votre candidature.

Toute demande doit préciser, en objet, le type de droit exercé (exercice du droit d’accès, d’opposition, etc.) et être accompagnée de tout élément permettant de justifier de votre identité et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse.

AEFE vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.

Si vous estimez, après avoir contacté l’AEFE, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL, directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

Finalités	Base juridique
Gestion des inscriptions et des créations de compte candidat	Le consentement du candidat
Gestion des comptes et profils candidat	Le consentement du candidat
Gestion du support	L’intérêt légitime de l’AEFE à proposer et assurer les fonctions support du Site.
Gestion de la modération	L’intérêt légitime de l’AEFE à gérer la modération du Site.
Gestion des comptes utilisateurs des établissements recruteurs	L’exécution de la relation contractuelle entre l’AEFE et l’établissement
Gestion des demandes d’exercice de droits	Obligation légale au titre de la réglementation applicable au traitement des données personnelles

Finalités	Base juridique
Gestion des candidatures et entretiens de recrutement	Exécution de mesures précontractuelles
Gestion de la CVthèque	Intérêt légitime de l’AEFE et de ses établissements en gestion directe à constituer un vivier candidats afin de leur proposer des offres ultérieures correspondant à leur profil.
Vérification des compétences professionnelles des candidats au regard du poste à pourvoir ou des postes susceptibles d’être pourvus	Intérêt légitime de l’AEFE et de ses établissements en gestion directe à vérifier les compétences des candidats.
Les traitements indiqués en Annexe I	Votre consentement

Finalité	Durée de conservation
Gestion des inscriptions et des créations de compte candidat	Les données sont conservées jusqu’à la suppression du compte par l’utilisateur. Exceptés pour les comptes inactifs depuis 2 ans qui sont supprimés, sauf indication contraire de l'utilisateur.
Gestion des comptes et profils candidat	Les données sont conservées jusqu’à la suppression du compte par l’utilisateur. Exceptés pour les comptes inactifs depuis 2 ans qui sont supprimés, sauf indication contraire de l'utilisateur.
Gestion du support	Le temps nécessaire au traitement de la demande de support.
Gestion de la modération	Le temps nécessaire au traitement de la demande de modération.
Gestion des comptes utilisateurs des établissements recruteurs	Les données sont conservées jusqu’à la suppression du compte par l’utilisateur. Exceptés pour les comptes inactifs depuis 2 ans qui sont supprimés, sauf indication contraire de l'utilisateur.
Gestion des demandes d’exercice de droits	Les données relatives à votre pièce d'identité seront conservées pendant un délai d’un (1) an. Les informations permettant de prendre en compte votre droit d'opposition seront conservées au minimum trois (3) ans à compter de l'exercice de ce droit. Ces données ne seront en aucun cas utilisées à d'autres fins que la gestion du droit d'opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte de ce droit seront conservées (par exemple, l'adresse électronique).

Droit d’accès à vos données	Vous pouvez obtenir du Responsable de traitement la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations détenu par le Responsable de traitement.
Droit de rectification de vos données	Vous pouvez obtenir du Responsable de traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.
Droit à l’effacement de vos données	Sauf exceptions légales, vous pouvez demander au Responsable de traitement, l'effacement de vos données, si par exemple, vous estimez que le traitement de vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit à la portabilité de vos données	Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander au Responsable de traitement de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment au Responsable de traitement (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.
Droit d’opposition	Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées pour un objectif précis, sous réserve d’exposer les raisons tenant à votre situation particulière.
Droit à la limitation du traitement de vos données	Dans le cas où vous contestez l’exactitude des données utilisées par le responsable de traitement ou que vous vous opposez à ce que vos données soient traitées, le responsable de traitement peut procéder à une vérification ou à examen de votre demande pendant un certain délai. Pendant ce délai, vous avez la possibilité de lui demander de ne plus utiliser vos données ; il devra en revanche les conserver. A l’inverse, si le responsable de traitement envisage d’effacer vos données vous pouvez lui demander, en vertu de ce droit, de les conserver les données pour exercer un droit en justice, par exemple.
Droit de retirer son consentement	Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement.
Droit de donner des directives post-mortem	Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pourrez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.