Préambule

La présente Politique de Confidentialité est destinée à vous expliquer, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) pourquoi et comment sont traitées vos données personnelles dans le cadre de l'utilisation du site EduTalentInternational.aefe.fr (ci-après « le Site »), quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment les exercer.

L'AEFE se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement. Nous vous invitons à consulter régulièrement la Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour.

La présente politique est actualisée régulièrement pour prendre en compte les évolutions législatives et réglementaires, et tout changement dans l'organisation de l'AEFE et de ses établissements. L'AEFE ou, le cas échéant, le prestataire dans le cadre d'une montée de version du Site, se réserve la possibilité de modifier, d'améliorer et d'enrichir les services proposés sur le site à tout moment.

L'utilisateur s'engage et prend toute mesure propre à assurer la confidentialité et la conservation de son code d'accès et à ne le communiquer à quiconque. L'AEFE ou les établissements du réseau et le prestataire ne sauraient être tenus pour responsable d'une utilisation frauduleuse du code d'accès. Toute opération effectuée sur l'applicatif avec les identifiants de connexion de l'utilisateur est réputée faite au nom de ce dernier et engage sa responsabilité. L'utilisateur s'interdit dans son espace personnel et sur les zones à texte libre mis à sa disposition sur l'application toute utilisation contraire à la loi, et notamment l'envoi de messages ou l'enregistrement à caractère violent, diffamatoire ou illicite.

1. Pourquoi vos données sont-elles collectées et traitées et sur quel fondement juridique repose leur traitement ?

Lorsque vous déposez une candidature via la plateforme TALENTS (ci-après le « Site ») ou utilisez les services proposés sur celle-ci, certaines données personnelles vous concernant sont collectées et traitées afin de permettre la gestion des recrutements et le fonctionnement de la plateforme.

Chacune de ces finalités repose sur un fondement juridique qui autorise le responsable de traitement à réaliser les traitements.

1.1 Finalités de l'AEFE en qualité de responsable de traitement

Dans le cadre de la fourniture du Site et de ses services, l'AEFE via son service gestionnaire au sein de la DDAR est responsable de traitement pour les finalités suivantes :

L'AEFE réalise également des statistiques anonymisées relatives à l'utilisation du Site et aux candidatures traitées via celui-ci.

1.2 Finalités en gestion directe

Lorsqu'un candidat transmet sa candidature à un établissement en gestion directe, l'AEFE via l'établissement en gestion directe est également responsable de traitement pour les finalités suivantes :

Les traitements techniques et organisationnels nécessaires au fonctionnement de la plateforme, à l'hébergement des données, à l'administration du service, à la maintenance, à l'assistance, à la sécurité, à la sauvegarde des données ainsi qu'aux autres opérations sont réalisés pour permettre la mise en œuvre des finalités décrites ci-dessus.

De façon générale, l'établissement ne traiter aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

1.3 Finalités des établissements conventionnés ou partenaires

Lorsqu'un candidat transmet sa candidature à un établissement conventionné ou partenaire membre du réseau de l'AEFE, l'établissement est responsable de traitement pour les finalités suivantes :

Dans ce cas, l'AEFE intervient uniquement en qualité de sous-traitant pour les traitements réalisés via le Site, en ce compris l'hébergement des données, l'assistance, la maintenance et la mise à jour du Site. L'AEFE n'est donc plus le responsable du traitement.

2. Quelles sont les données collectées et traitées dans le cadre de l'utilisation du Site ?

Si vous êtes candidat

Les données personnelles que vous communiquez directement en soumettant votre candidature à une offre : noms, prénoms, adresse personnelle, numéro de téléphone, formation, expérience professionnelle, diplômes, distinctions, et plus largement toutes informations et données personnelles que vous communiquerez spontanément dans le cadre de votre candidature.

Les données personnelles qui sont communiquées par les établissements recruteurs : ils pourront également enrichir votre dossier de candidature en dehors de la plateforme avec des informations vous concernant, à savoir des comptes-rendus d'entretiens, des informations collectées lors de ses échanges avec vous, qu'ils soient écrits, téléphoniques ou qu'il s'agisse d'entretiens physiques, et depuis les réseaux sociaux professionnels ou depuis toute source d'information publique, lorsque ces informations sont utiles à la gestion de votre candidature.

Les réponses correspondant aux champs munis d'un astérisque sont obligatoires et le défaut de réponse est susceptible de compromettre le suivi de votre candidature. Dans les autres cas, elles sont facultatives et sans conséquence pour l'examen de votre dossier.

La plateforme peut également traiter certaines données techniques nécessaires à son fonctionnement.

Si vous êtes utilisateur ou collaborateur d'un établissement recruteur

Les données contenues dans les annonces publiées par votre établissement et susceptibles de vous concerner.

Dès lors que vous utilisez le service support ou de modération

Toutes les données que vous communiquez dans le cadre de la sollicitation de ces services.

3. Avec qui vos données sont-elles partagées ?

Dans le cadre des finalités indiquées au point 1.1, l'AEFE est susceptible de transmettre vos données aux seuls destinataires habilités, dans la limite de leurs attributions respectives et suivant la/les finalité(s) concernée(s) :

• Le personnel habilité de l'AEFE en charge de la gestion du Site, du support et de la modération
• Le personnel habilité du sous-traitant de l'AEFE, BANKESS, avec qui notre relation est contractuellement encadrée pour inclure les exigences découlant de la protection des données personnelles, et qui est autorisé à accéder à vos informations personnelles lorsque cela s'avère nécessaire, notamment dans le cadre de ses missions d'administration et de maintenance du Site
• Dans le cadre de la gestion des demandes d'exercice de droits, Le Délégué à la protection des données personnelles de l'AEFE

Dans le cadre des finalités indiquées au point 1.2, l'établissement est susceptible de transmettre vos données aux seuls destinataires habilités : le personnel habilité de l'AEFE et de l'établissement en gestion directe en charge des recrutements.

Dans le cadre des finalités indiquées au point 1.3, les établissements recruteurs sont susceptibles de transmettre vos données aux seuls destinataires habilités : le personnel habilité de l'établissement en charge des recrutements.

Dans le cadre du fonctionnement actuel du Site, les établissements recruteurs utilisateurs du Site peuvent accéder à certaines informations relatives aux candidatures que vous avez déposées auprès d'autres établissements utilisateurs de la plateforme, notamment à certaines informations relatives à leur état d'avancement ou à leur traitement.

Cette fonctionnalité fait actuellement l'objet d'évolutions visant à en limiter l'usage et à renforcer la protection des données personnelles des candidats. Les établissements utilisateurs sont contractuellement tenus de ne pas utiliser ces informations afin d'influencer leurs décisions de recrutement ou de porter atteinte au principe de non-discrimination.

4. Vos données sont-elles transférées hors UE ?

Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés dans l'Union européenne.

Certains établissements recruteurs utilisateurs de la plateforme TALENTS peuvent être situés en dehors de l'Union européenne. Dans ce cas, ils peuvent accéder aux données nécessaires à la gestion des candidatures via la plateforme, dans la limite de leurs habilitations et des finalités applicables.

Dans ce cadre, vos données restent hébergées dans l'Union européenne : les établissements recruteurs n'étant pas autorisés à extraire les données du Site.

Ces accès constituent néanmoins des transferts de données hors de l'Union européenne au sens du RGPD et doivent être encadrés par des garanties appropriées. Les responsables de traitement déclarent avoir pris les mesures nécessaires à l'encadrement des transferts hors de l'Union Européenne et à la protection de vos données personnelles. Vous pouvez, sur simple demande auprès de l'AEFE, solliciter une information complète sur les données transférées, les destinataires exacts des informations et les moyens mis en œuvre pour encadrer ce transfert.

5. Combien de temps sont conservées vos données ?

Vos données personnelles sont conservées pendant le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription le cas échéant.

Durées de conservation pour les finalités indiquées au point 1.1

Durées de conservation pour les finalités indiquées aux points 1.2 et 1.3

6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

6.1 Vos droits sur vos données

En application et dans la limite des dispositions applicables en matière de protection des données personnelles, vous disposez des droits suivants :

Pour plus d'informations sur vos droits, vous pouvez consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles

6.2 L'exercice de vos droits

Pour exercer l'un de vos droits dans le cadre des finalités indiquées aux points 1.1 et 1.2, adressez votre demande à :

Pour exercer l'un de vos droits dans le cadre des finalités indiquées au point 1.3, veuillez contacter l'établissement recruteur aux coordonnées qui vous ont été transmises lors de votre candidature. Vous pouvez également retrouver les coordonnées de l'établissement sur son site internet.

Toute demande doit préciser, en objet, le type de droit exercé (exercice du droit d'accès, d'opposition, etc.) et être accompagnée de tout élément permettant de justifier de votre identité et préciser l'adresse à laquelle doit parvenir la réponse.

L'établissement vous adressera sa réponse dans un délai maximum d'un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes. Si quelques jours avant le délai d'un mois, vous n'avez pas de retour de la part de l'établissement, vous devez contacter le DPO de l'AEFE à l'adresse suivante : dpo.aefe@diplomatie.gouv.fr

Si vous estimez, après avoir contacté l'établissement et le DPO de l'AEFE, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez contacter la CNIL :