Les responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à ce qui suit : 

Soutien administratif de la cheffe d'établissement

Assister la cheffe d’établissement dans les aspects administratifs liés au personnel de l'AEFE, notamment les formulaires, le suivi de carrière et le Service culturel de l'Ambassade de France à Ottawa.

Rédiger, mettre en forme, traduire et diffuser divers documents.

Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations. 

Assister la cheffe d'établissement dans la préparation des documents relatifs aux négociations syndicales, aux griefs...

Assister la cheffe d'établissement et le directeur du secondaire dans le processus d'évaluation des performances.

Accueillir et orienter les parents d'élèves et les visiteurs.

Organiser les élections (listes, bulletins de vote).

Assister les partenaires de l’école : Association des parents d’élèves, comité de levée de fonds, comité gala.

Soutien administratif des directions du primaire et du secondaire

Planifier des réunions et des rendez-vous.

Assister le directeur du secondaire concernant les inscriptions aux examens, aux certifications et au CNED.

Assister les directions du primaire et du secondaire dans la coordination des projets pédagogiques et des voyages scolaires (Fiches Action).

Soutien administratif du Conseil d'administration

Servir de point de contact pour les membres du Conseil d'administration et faciliter la communication avec la direction de l'école.

Préparer, organiser et diffuser les informations et documents destinés aux membres du Conseil d'administration.

Fournir un appui administratif et logistique pour l'Assemblée générale annuelle.

Assister le Conseil d'administration lors des élections, notamment pour les listes électorales et les bulletins de vote.

Soutien administratif en gestion du personnel

Appuyer le recrutement et les opérations RH en effectuant une première présélection des candidats, en participant aux entretiens et en assistant la gestion administrative du personnel.

Coordonne la formation professionnelle du personnel et ses déplacements pour jury d'examen (inscriptions, déplacements, suivi budgétaire, recouvrement des coûts auprès des organismes partenaires).

Autres missions

Coordonner les événements institutionnels, y compris les cérémonies de remise des diplômes, les visites officielles et les grands événements scolaires.

Fournir un soutien logistique et matériel pour les sessions de formation organisées à l'école.

Développer et mettre en œuvre des outils administratifs et des améliorations de processus.

Assister le Comité mixte de santé et sécurité (CMSST) en organisant les réunions trimestrielles, en participant au suivi des mesures correctives et en préparant les comptes rendus de réunion et la documentation officielle.

Participer au suivi des activités financières liées aux examens, aux programmes de formation, aux projets pédagogiques et voyages scolaires par le contrôle des dépenses, le rapprochement des comptes et le suivi budgétaire.

Gérer les reçus de carte de crédit de la direction de l'école et les transmettre à la Comptabilité.

Saisir les enquêtes de rentrée sur la plateforme de l'AEFE.

En coordination avec l'agent de maintenance et la réceptionniste, veiller à ce que les espaces communs demeurent propres, rangés et bien organisés.

Assurer ponctuellement le remplacement de la réceptionniste.

Formation et expérience

Expérience de 3 à 5 ans en tant que coordinatrice administrative

Diplôme postsecondaire en administration, en bureautique ou dans un domaine connexe

Expérience dans un environnement scolaire, éducatif ou institutionnel (un atout)

Compétences

Autonomie, esprit d’initiative

Excellent sens de l’organisation et de la communication, grande flexibilité et fort esprit d’équipe

Sens du contact et de l’accueil

Discrétion et sens de la confidentialité

Une bonne maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l'écrit, est nécessaire.

Maîtrise des outils bureautiques, de Google Workspace, expérience en gestion de bases de données

Connaissance du système éducatif français

Capacité à travailler efficacement sous pression, dans un environnement dynamique, et à interagir avec des publics variés

Capacité à représenter l’établissement de manière positive et professionnelle, en cohérence avec ses valeurs