ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Missions principales

Assister le chef d’établissement et le DAF dans les missions suivantes :

• Secrétariat et gestion administrative liés au fonctionnement du LFM.
• Gestion administrative de la scolarité, des admissions et des flux pour l’ensemble des élèves du LFM.
• Accueil, conseil et accompagnement des parents, des élèves et des personnels sur les questions liées à la scolarité.
• Assiste la direction sur des missions spécifiques dans le cadre de la gestion des Ressources Humaines.

L’assistant(e) de direction, pourra se voir confier des missions parmi les tâches et responsabilités suivantes :

Assure l’accueil et le secrétariat de la direction :

• Réception, transfert, filtrage des appels téléphoniques
• Accueille et oriente les visiteurs et organise les visites de l’établissement.
• Gestion des agendas (Rendez-vous, réunions, conférences téléphoniques…), des calendriers et des échéanciers LFM et EIS en liaison avec la direction

• Gestion des courriers et e-mails (réception, réponse pour les domaines concernés, transmission, archivage).
• Suivi et gestion des dossiers confiés (présentations, rapports, comptes rendus, formalités, relances).

• Classement et archivage.
• Gestion des fournitures, consommables et commandes de bureau pour le service.

Administratif

• Préparation, élaboration et suivi des dossiers d’inscription et de réinscription.
• Assure le suivi et la gestion des départs (Édition de certificats de scolarité, transmission de documents et de dossiers, assiste les familles lors de départs définitifs).
• Gestion administrative de la scolarité :

1. Elaboration, actualisation et diffusion des données suivantes : liste des élèves par année et par classe, suivi des effectifs, coordonnées parentales, coordonnées des enseignants, liste de diffusion par classes, listes d’émargements des instances.
2. Vérifie les dossiers administratifs des élèves.

• Préparation, organisation et suivi des élections internes.
• Suivi et organisation des instances (PV, Convocations, liste d’émargement, préparation des salles et du matériel)
• Sur demande, prise de note et rédaction de comptes rendus et procès-verbaux.

Communication

• Organise l’accueil des nouveaux personnels en liaison avec la direction.
• Contribue à actualiser des informations sur les différents supports de communication (guide de l’élève, site internet, kit d’intégration enseignants et/ou famille, annuaire des parents…).
• Collaboration à la préparation, la mise en page et la relecture du « Yearbook » et des différentes newsletters.
• Mise à jour de la base documentaire administrative (évènements/fêtes, échéanciers, calendriers, comptes rendus, résultats des élections…).
• Elaboration et mise a jour du calendrier interne de l’établissement.
• Assiste la direction dans la liaison avec l’Ambassade de France, l’Alliance Française concernant les activités culturelles, pédagogiques et sportives.
• En lien avec les enseignants, préparation, gestion et suivi des sorties / voyages scolaires (Constitution des dossiers, recueil des autorisations diverses, réservations et gestion des transports).
• Peut être amené(e) à informer les parents en cas d’absence des enfants en classe.

Organisation des examens

• Assure l’inscription et le suivi des dossiers d’examens des élèves.
• Participe à l’organisation des examens se tenant au LFM (Elaboration des plannings, convocations, procès-verbaux, fiches d’émargement, préparation des salles et du matériel).
• Assure le suivi administratif des examens (Accueil et convocations des jurys, suivi des indemnités d’examens)
• Diffuse les résultats et relevés de notes, crée les dossiers des élèves, édite les diplômes et participe à l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes.

Ressources Humaines

• Participe à la gestion administrative des ressources humaines (Constatation de services faits, suivi des heures supplémentaires, contrats, absences, mémos…).
• Participe au recrutement des personnels.
• Sur demande de la direction, participe à l’organisation des formations des employés.
• Participe à l’organisation des stages de formation continue organisés dans l’établissement et est associée à l’organisation des manifestations organisées dans le cadre de la zone Asie-Pacifique pour laquelle le LFM est l’organisateur.
• Autres missions de ressources humaines en lien avec la direction du LFM.

Collaborateur direct du chef d’établissement et du DAF, le rôle d’assistant(e) de direction est hautement stratégique et nécessite adaptabilité, dynamisme et proactivité.

Rattachement hiérarchique et/ou fonctionnel

Rattaché(e) au Chef d’Établissement.

Rattaché(e) au DAF pour les questions administratives et RH.

Compétences attendues

Anglais et Français courant obligatoires.

La maitrise du Tagalog sera valorisée.

Maitrise des outils usuels de bureautique, en particulier Word, Excel, Outlook.

Le candidat devra être capable de maitriser les outils internes, notamment Eduka et Pronote.

Une posture professionnelle exemplaire, une loyauté, et un respect de la confidentialité sont des attendus incontournables.