Sous l’autorité hiérarchique du chef d’établissement, le responsable administratif assure le bon fonctionnement de l’école dans les domaines administratifs, matériels, et des ressources humaines. 

Missions principales :

1. Gestion administrative de la scolarité
• Suivi du processus d’inscription/réinscription et gestion des dossiers administratifs des élèves,
• Suivi des mouvements des effectifs et actualisation régulière des documents,
• Appui à l’organisation logistique des projets pédagogiques (sorties scolaires, événements festifs)
• Gestion quotidienne des appels téléphoniques et des communications aux familles.

2. Gestion des ressources humaines
• Coordonner, en lien avec le chef d'établissement, le recrutement du personnel local (administratif, enseignant, technique).
• Assurer le suivi des dossiers du personnel (contrats, accueil, visa, évaluations, formations).
• Être l’interlocuteur privilégié pour les questions sociales et administratives.

3. Logistique et infrastructure
• Organiser et superviser l’entretien des locaux et des équipements.
• Gérer les commandes de fournitures et du parc informatique.
• Veiller au respect des normes de sécurité et d’hygiène.
• Suivi des procédures administratives (achats, commandes, sorties pédagogiques…)
• Organisation des services annexes (cantine, transport scolaire, activités extra-scolaires)

4. Relation avec les partenaires
• Assurer le lien avec les services de l’AEFE, les autorités locales et les familles.
• Participer à l’organisation d’événements scolaires (réunions, fêtes, etc.).
• Représenter l’établissement dans les instances (CE, CG, AG) et événements (ambassade, AEFE).

• Bac+3 minimum, en gestion, administration ou équivalent.
• Expérience attendue en gestion administrative, idéalement dans un établissement scolaire ou une organisation internationale et dont la réussite est attestée par l’employeur.
• Qualités personnelles et professionnelles :
• Loyauté et intégrité : Capacité à agir avec une totale loyauté envers l’établissement, la direction et les valeurs de l’AEFE. Engagement à protéger les intérêts de l’école et à respecter strictement les règles éthiques et déontologiques.
• Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité : Aptitude à gérer des informations sensibles (dossiers du personnel, données financières, informations sur les élèves et leurs familles) avec la plus grande confidentialité. Respect absolu du secret professionnel et des règles de protection des données (RGPD, réglementations locales).
• Rigueur et fiabilité : Organisation méthodique, respect des procédures et des échéances. Capacité à travailler de manière autonome tout en rendant compte avec transparence.
• Adaptabilité et résilience : Aisance dans un environnement multiculturel et capacité à s’adapter aux spécificités locales (réglementations, usages, langue).
• Esprit d’équipe et relationnel : Savoir collaborer avec les différents acteurs de l’école (enseignants, personnel, parents, partenaires). Excellente communication, à la fois à l’écrit et à l’oral, avec un sens aigu de l’écoute et de la diplomatie. Excellent sens de l'humour indispensable !
• Polyvalence et proactivité : Capacité à gérer des missions variées et à anticiper les besoins administratifs. Sens de l’initiative pour proposer des améliorations organisationnelles.