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Le candidat devra résider en Mauritanie.

Missions principales

1. Secrétariat administratif et appui à la direction

• Préparer les documents nécessaires aux réunions officielles de l’école primaire (conseil d’école, conseils pédagogiques) : convocations, comptes rendus, affichage.

• Gérer les plannings des activités et des surveillances (récréations, sorties scolaires, réunions).

• Mettre à jour et assurer le suivi des tableaux de bord relatifs aux évaluations pédagogiques et aux indicateurs de suivi scolaire.

• Organiser la logistique des sorties, voyages et événements scolaires (transport, autorisations, documents administratifs).

• Assurer l’archivage, la traçabilité et la conformité des documents administratifs, dans le respect des règles de protection des données (RGPD).

2. Gestion de la vie scolaire et des élèves

• Mettre à jour la base de données des élèves sur la plateforme EDUKA (inscriptions, réinscriptions, radiations).

• Élaborer et analyser les statistiques relatives à la composition des classes.

• Éditer et distribuer les certificats de scolarité et de radiation.

• Répondre aux demandes des familles et des enseignants concernant la vie scolaire et administrative des élèves.

3. Communication

• Gérer les échanges par courriel via les différentes boîtes fonctionnelles (secrétariat primaire, admissions, info-EDUKA).

• Relancer les familles pour le suivi des démarches administratives (inscriptions, autorisations, documents manquants).

• Diffuser les informations relatives aux élèves et à la vie scolaire auprès des familles, en lien avec la direction de l’école primaire.

4. Organisation des tests d’admission

• Gérer les inscriptions aux tests d’admission, traiter les dossiers et organiser les épreuves (convocations, fichiers de répartition).

• Préparer les supports nécessaires aux tests (étiquettes, enveloppes enseignants, outils de notation).

• Saisir les résultats, analyser les données et publier les tableaux d’admission.

5. Coordination des événements scolaires

• Préparer les supports nécessaires à l’organisation des événements scolaires (affiches, listes, dossards).

• Organiser les inscriptions des élèves et coordonner les parents accompagnateurs.

• Assurer la communication et l’affichage des résultats des événements (compétitions sportives, activités culturelles).

Compétences requises

1. Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, messagerie Thunderbird).

• La connaissance de logiciels spécifiques tels qu’EDUKA et Pronote constitue un atout.

• Connaissance des procédures administratives et des obligations légales, notamment en matière de gestion documentaire et de protection des données (RGPD).

• Capacité à produire des supports de communication, des tableaux de suivi et des outils d’analyse.

2. Connaissances spécifiques

• Bonne compréhension du fonctionnement du système éducatif français et des établissements du réseau AEFE.

• Connaissance des processus pédagogiques et administratifs propres à une école primaire.

3. Compétences relationnelles

• Sens affirmé de l’accueil et de la relation aux usagers.

• Capacité à travailler en équipe au sein d’un environnement multiculturel.

• Excellente communication orale et écrite, adaptée aux familles, aux enseignants et aux partenaires internes.

4. Organisation et gestion

• Sens des responsabilités, fiabilité et prise d’initiative.

• Capacité d’anticipation et de gestion des priorités.

• Respect des délais dans un contexte d’activités multiples et variées.

• Souplesse, adaptabilité et capacité à gérer les imprévus.

Conditions de travail

• Temps de travail : une organisation du temps de travail annualisée, équivalente à 90 % du temps plein de référence fixé à 39 heures hebdomadaires, sur la base du calendrier de fonctionnement de l’établissement.

• Lieu d’exercice : bureau administratif de l’école primaire, avec déplacements ponctuels sur site pour la supervision des activités.

• Horaires : alignés sur les besoins de l’école, avec une disponibilité accrue lors des périodes de rentrée, d’inscriptions, de tests d’admission et d’organisation des événements.

Sous la responsabilité directe du directeur ou de la directrice de l’école primaire, le/la secrétaire primaire joue un rôle stratégique au cœur du fonctionnement quotidien de l’établissement. Travaillant en binôme avec la direction, il/elle s’appuie sur une relation de confiance, fondée sur la loyauté et la discrétion, pour accompagner efficacement la gestion administrative et logistique.

Par son organisation et son excellent sens du relationnel, le/la secrétaire primaire contribue à créer un environnement scolaire structuré et bienveillant, facilitant le travail des équipes pédagogiques et répondant aux besoins des familles.